Preise zwischen Shopify und ERP: wer führt was?

Im vorherigen Eintrag haben wir die Artikeldaten nach ihrer operativen Pflege eingeteilt. Preise sind dabei im ERP gelandet, mit dem Hinweis, dass sie einen eigenen Deep Dive verdienen. Den holen wir jetzt nach, allerdings in zwei Schritten. Dieser Artikel klärt die grundsätzliche Aufteilung, die beiden Folgeartikel dann die konkrete Umsetzung für B2B und B2C.

Es gibt viele Wege, Preise zwischen Shopify und einem ERP zu synchronisieren. Manche davon sind falscher als andere. Welcher passt, hängt weniger an der Technik als daran, wer im Alltag über Preise entscheiden soll.

Sowohl Shopify als auch das ERP können Preise definieren. Ein Artikel ohne Preis existiert in Shopify praktisch nicht, das Feld ist Pflicht. Gleichzeitig ist die Preisfindung eine der Kernaufgaben des ERPs. Es gibt hier also keine Seite, die man einfach leer lassen kann.

Preise sind außerdem Regeln und Logik, nicht nur feste Werte. Ein Verkaufspreis ist selten eine Zahl im Stammsatz. Er ergibt sich aus Preisliste, Kundengruppe, Staffel, Aktionszeitraum, Währung und gelegentlich einer Sonderfreigabe.

Zuletzt weichen die verfügbaren Regelwerke voneinander ab. Das ERP kann Konditionen abbilden, für die es in Shopify keine Entsprechung gibt. Umgekehrt kennt Shopify Konstrukte wie Kataloge, Discount Codes und automatische Rabatte, die im ERP so nicht existieren. Die Schnittstelle übersetzt also nicht nur Werte, sondern zwei unterschiedliche Denkmodelle ineinander.

Die Aufteilung fällt leichter, wenn man nicht nach Systemen fragt, sondern nach der Art des Eingriffs. Das ERP kalkuliert Preise aus Kosten, Konditionen und Beschaffung. Shopify verändert vorhandene Preise über Mechaniken, die auf den Verkaufsmoment wirken.

Die eigentliche Architekturfrage lautet damit nicht, welches System die Preise führt, sondern wie viel moduliert werden darf. Wer diese Frage nicht beantwortet, landet bei vermischten Verantwortlichkeiten, und die sind bei Preisen besonders unangenehm, weil sie sich erst auf der Rechnung zeigen.

Sobald die Bestellung im ERP verarbeitet wird, gibt es zwangsläufig zwei Preisinstanzen: die im Shop angezeigte und die im ERP verrechnete. Beide sollen identisch sein, garantieren lässt sich das aber nicht, weil zwischen Preisabruf und Auftragsverarbeitung Zeit vergeht.

Was passiert also, wenn der übertragene Auftrag einen anderen Preis enthält als die ERP-seitige Preisfindung? Wird der Shop-Preis übernommen, weil er dem Kunden versprochen wurde? Oder der ERP-Preis, weil er der kalkulierte ist? Wer entscheidet das bei einer Abweichung von drei Cent, und wer bei dreißig Prozent? Und wie erfährt überhaupt jemand davon? Der Rattenschwanz ist derselbe wie bei vermischten Verantwortlichkeiten.

In der Praxis bewährt sich, den Auftrag im ERP gegen die eigene Preisfindung zu prüfen und Abweichungen als Ereignis zu behandeln, nicht als stille Korrektur. Wer kommentarlos überschreibt, erfährt vom defekten Sync durch die Reklamation des Kunden. Wer protokolliert, findet ihn in der Regel am selben Tag.

Wie stark die beiden Seiten gewichtet werden, hängt vom Geschäftsmodell ab. Im B2B liegt die Preishoheit fast vollständig beim ERP, weil Konditionen vertraglich vereinbart und selten spontan sind. Im B2C liegt der Wettbewerbsvorteil dagegen genau in der Fähigkeit, kurzfristig auf Nachfrage, Lagerbestand und Wettbewerb zu reagieren. Ein Shop-Team, das für jede Kampagne auf einen ERP-Termin wartet, ist kein handlungsfähiges Shop-Team.

Beispielhaft aufgeführt, wie sich die Anforderungen an die Systeme unterscheiden:

Ergänzend zu den Leitplanken: Im B2B ergeben sie sich aus dem Konditionsmodell und müssen nicht zusätzlich definiert werden. Im B2C dagegen sind sie die Voraussetzung dafür, dass das Shop-Team eigenständig arbeiten kann, ohne die Marge zu gefährden. Sie fehlen in der Praxis trotzdem häufig, weil sie niemandem gehören: Das ERP-Team hält sie für eine Marketingfrage, das Marketingteam für eine Controllingfrage.

Im B2B-Fall wird der Shop vom ERP beschrieben. Preise sind kundenindividuell, Mengenrabatte die Regel und Discount Codes die Ausnahme. Der zugehörige Artikel beschreibt, wie sich Basispreise, Staffeln, Kundenpreise und Strichpreise mit und ohne Shopify Plus abbilden lassen, und was die Schnittstelle dafür leisten muss.

Im B2C-Fall liefert das ERP den Basispreis und die Kalkulationsgrundlagen, während der Shop mit Bundles, Kampagnen und Discounts arbeitet. Entscheidend sind dort die Leitplanken und die Frage, wie das ERP Bestellungen verarbeitet, deren Preise es nicht selbst berechnet hat.

Beide Deep Dives betrachten zunächst einen Markt. Sobald mehrere Länder, Währungen und Steuerlogiken hinzukommen, verschiebt sich das Bild erneut. Dazu sowie zu Rabattlogik, Bundles und Variantenlogiken folgen eigene Einträge.